Цель документа
В процессе инвентаризации могут быть выявлены недостачи. Это касается не только продуктовых магазинов, но и любых предприятий, складских помещений. Мебель, бытовая техника, трудовые книжки, документация подлежат контролю и инвентаризации.
Оформлять результат инвентаризации в виде составления акта необходимо только после проведения полной ревизии.
Функции акта о недостаче заключаются в следующем:
- Позволяет определить точную сумму убытка.
- Отображает сумму, которую руководитель может взыскать с финансово ответственного лица.
- Используется для отчетности.
- Позволяет определить уровень работы предприятия.
Если сумма недостачи выше допустимой нормы, то в организации назначается служебная проверка для установления виновного лица.
Что делать, если возникла недостача при увольнении?
Как составить?
Для проведения инвентаризации товаров и денежных средств назначается комиссия, в состав которой входят руководитель организации, бухгалтер и юрист.
Форма должна быть заполнена в двух экземплярах.
Важно, чтобы все копии содержали подписи материально ответственного лица, бухгалтера и руководителя. В противном случае документ будет признан недействительным.
При недостаче товара при проведении инвентаризации
Для составления акта о недостаче товара необходимо приложить документы, подтверждающие расходы. Это могут быть чеки на закупку товаров, договоры поставки.
Законодательно разрешено использовать стандартную форму ИНВ-3, либо можно заполнить форму, разработанную организацией. Но при этом в нем должны быть отражены обязательные пункты.
При обнаружении недостачи товара акт заполняется следующим образом:
- В шапке документа указывается полное и сокращенное наименование организации. Контактный телефон и название отдела прописаны.
- Затем заполняется таблица справа. В ней указывается код по ОКПО и ОКВЭД. Далее указана дата написания документа.
- В основном поле указывается место, где проводилась инвентаризация. Например, это может быть магазин-склад. Акт может быть составлен только после того, как комиссия провела полную проверку.
- Если при описи выявляется брак или недостача груза, необходимо позвонить отправителю. Письмо отправляется по почте или по факсу. Сведения об уведомлении отправителя должны быть указаны в акте.
- В тексте указаны реквизиты груза, а также номер договора страхования. Также должны быть внесены все номера сопроводительных бумаг.
- Необходимо указать дату прибытия товара, разгрузки. Эту информацию можно получить из счета-фактуры.
- Далее заполните информацию о доставке товара. Таблица должна содержать информацию об упаковке, весе груза.
- В следующей таблице перечислены фактические данные и перечислены все расхождения.
Ниже описаны дефекты и причины, по которым они могут возникнуть.
Скачать образец заполнения
Скачать образец типовой формы инвентаризационной ведомости товаров ИНВ-3 - excel
Скачать образец заполнения в свободной форме акта о недостаче товара, обнаруженной при проверке - ворд.
Если в кассе не хватает денег
При проверке денежных средств в кассе всегда составляется акт по форме ИНВ-15.
Особенности заполнения бланка при обнаружении недостачи в кассе следующие:
- При заполнении формы ИНВ-15 должны быть указаны реквизиты предприятия, код КВЭД, дата и номер приказа, на основании которого проводится инвентаризация. Проставляются номер и дата акта, а также дата, когда была проведена проверка. Важно учитывать, что документ должен быть составлен в день проведения проверки кассовой наличности.
- В основной части документа должна быть прописана фактическая сумма денег и учетная сумма. Все показатели должны быть написаны с учетом видов кассы и документации. Все суммы пишутся как цифрами, так и прописью.
- По результатам проверки в акте должны быть отражены сведения об обнаруженных излишках или недостачах. Если учетная сумма соответствует фактической сумме, то в графах «Излишек» и «Недостача» ставится прочерк.
- На оборотной стороне формы ИНВ-15 должны быть отображены сведения о даче объяснений материально-ответственным лицом. Также указывается решение руководителя организации. Это может быть выговор, увольнение.
Пример дизайна
Скачать образец акта при обнаружении недостачи денежных средств на кассе при проведении инвентаризации - слово.
Полезное видео
Порядок проведения инвентаризации, учета излишков, недостач и на каких счетах она отображается, подробно описан в этом видео:
Выводы
Акт будет признан действительным только в том случае, если он будет подписан всеми участниками инвентаризации.
Это должны быть все члены комиссии, утверждающие форму, материально ответственное лицо, руководитель организации.
Составление данной формы при проведении инвентаризации товаров и денежных средств необходимо для того, чтобы в будущем взыскать убытки с материально ответственного лица.