Законодательное регулирование
С 2015 года изменились требования к оформлению командировок и командировок, отменены некоторые пункты Положения об особенностях направления работников в командировки, утвержденного Постановлением № 749.
До сих пор для оформления командировки использовались следующие документы:
- Приказ директора компании;
- Командировочная справка, которая заполнялась по определенным правилам: например, обязательно отмечалось время прибытия и убытия работника;
- Задание, в котором также была указана цель поездки и в котором сотрудник написал отчет о проделанной работе.
С 2015 года последние две формы отменены, хотя их использование не запрещено. Новые формы не вводились. Многие руководители придерживаются мнения, что их использование вполне рационально на основании локальных актов и включения в учетную политику. Это необходимо для правильного учета потраченных денежных средств, получения информации об исполнении поручения в рамках командировки в соответствии с поставленным заданием. Теперь, если командировочное удостоверение не заполнено, цель и продолжительность поездки указываются в заказе.
Также, если это указано в локальных актах, составляется план командировки, в котором указываются данные организации и работника, а также продолжительность командировки, ее цели, место назначения, конкретные задачи и этапы их выполнения, с которым сотрудник знакомится и ставит свою подпись, свидетельствующую о том, что он ознакомился с документом. Для некоторых бюджетных организаций и государственных органов составление данного документа является обязательным в соответствии с внутриведомственными нормативными актами.
Кого нельзя отправлять в командировку
При выборе работника, направляемого в командировку, важно учитывать, что отдельным категориям граждан предусмотрены ТК РФ определенные гарантии соблюдения их прав. В том числе для некоторых групп работников предусмотрен запрет на командировки, поскольку для многих граждан они создают определенные трудности в быту и сопряжены с длительным отсутствием дома. Полный запрет установлен для:
- Беременные женщины;
- Несовершеннолетние работники (за исключением представителей творческих профессий, занятых на соответствующих должностях);
- Принимается по ученическому договору;
- Сотрудники, участвующие в выборах и баллотирующиеся на определенные должности.
Отказать в направлении имеют право представители следующих категорий работников:
- Женщины - матери детей в возрасте до 3 лет;
- Граждане, воспитывающие в одиночку детей, которым еще не исполнилось 5 лет;
- Инвалиды или работающие в особых условиях;
- Граждане, осуществляющие уход за больными членами семьи (при необходимости в соответствии с медицинским заключением, полученным в установленном законодательством порядке);
- Родители или опекуны, обеспечивающие содержание и воспитание инвалидов, не достигших совершеннолетия.
Правила устанавливают цели
Хорошо сформулированное рабочее задание – это такое задание, которое:
- Соответствует роду деятельности и интересам компании;
- Не противоречит должностной инструкции и должности конкретного работника;
- Соответствует принципу целесообразности и выполнения поставленных задач в установленный документами срок командировки (например, если она занимает всего один выходной день, это может вызвать подозрение);
- Не содержит общих, расплывчатых формулировок.
Общие примеры
Итак, давайте разберемся, как указать цель поездки в командировочном удостоверении: примеры из списка могут подойти представителям различных профессий:
- Заключение договора, подписание договора, достижение договоренностей по договору (подписание предварительного договора);
- Представление интересов в судебном заседании;
- Ведение переговоров с подрядчиками;
- Посещение научной конференции и выступление с докладом;
- Обмен опытом, обязательное обучение или курсы повышения квалификации.
План может быть представлен в отдельном документе.
Объемные задачи можно разделить на этапы. Например, если стоит задача проверить бухгалтерию филиала, ее выполнение будет состоять из таких операций, как:
- Инвентарь;
- Проверка бухгалтерской и налоговой отчетности;
- Проверка правил ведения бухгалтерского учета и др.
В этом случае лучшим решением будет создание плана выполнения задачи, как показано на образце плана поездки. При формулировании промежуточных задач учитывать специфику деятельности работника, указывать конкретные этапы и результаты их выполнения.
Примеры для различных должностей и специальностей
Приведем формулировку целей командировок в административных актах. Например, директор ООО едет в командировку напрямую. В этом случае формируется не приказ, а приказ, формулировка которого следующая:
Какие могут быть причины для того, чтобы человек, занимающий руководящую должность, отправился в командировку? Например, необходимо обеспечить участие в важных переговорах, необходимых для освоения новых рынков, поиска новых клиентов и т. д.
Цели можно сформулировать следующим образом:
- Участвовать в переговорах;
- Для презентации продукта;
- Заключить договор на поставку оборудования и т.д.
Менеджер по продажам обычно очень подробно описывает задачи командировки. В приказе или распоряжении могут быть поставлены конкретные задачи (заключение договоров и соглашений, договоров с покупателями), определены количественные показатели (объем отгруженной продукции). Это основные задачи, которые также можно разделить на этапы: разработка плана встречи и его реализация, посещение торговых объектов конкурентов и составление сравнительного изучения цен, ассортимента и других условий, анализ.
Выезжают в командировки и технологи с вполне конкретными целями: обеспечение работы оборудования, установок и аппаратов, проверка их работоспособности и работоспособности. Важно правильно и технически правильно обозначить цели поездки, например:
- Установка устройства или продукта;
- Корректировка его работы;
- Обучение персонала предприятия или филиала правилам работы на оборудовании;
- Тестирование работы устройств;
- Сервисное обслуживание или гарантийный ремонт;
- Осуществление профилактической работы.
Общие цели для юристов: участие в судебном заседании по рассмотрению гражданского дела. Юрист также может присутствовать на переговорах о заключении договоров для оперативного анализа предложенных условий, в процессе заключения сделки, требующей нотариального удостоверения или государственной регистрации. Причина поездки также должна быть четко указана в заказе.
Определение потребности в командировке для сотрудников с разъездным характером деятельности является наиболее сложным. Необходимо руководствоваться общими нормами ТК РФ и правилами локальных нормативных актов, должностных инструкций. Например, поездка на ремонт автомобиля — это командировка. Формулировка аналогична: обеспечить ремонт транспортного средства.
Другие сотрудники, например, преподаватели, могут быть отправлены в командировки: для участия в конференциях, проведения курса лекций по взаимному согласию, организации практических занятий и т. д.
Главное, конкретно описать задачи, чтобы сотрудник смог профессионально и правильно выполнить задание руководства и оформить отчетные документы. Это необходимо как для отчетности в налоговую, так и для организации эффективной работы предприятия.