Регистрационные документы организации и индивидуального предпринимателя
Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение статуса индивидуального предпринимателя. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем у ИП:
- Устав общества с ограниченной ответственностью. На сегодняшний день это единственный учредительный документ ООО. В случае внесения изменений в устав целесообразно сохранить его предыдущие редакции с пометкой «утратила силу в связи с принятием новой редакции устава от ___».
- Протокол общего собрания учредителей или решение единственного участника о создании ООО. Здесь все понятно – этот документ является выражением воли учредителей о создании юридического лица.
- Список участников ООО. Список должен содержать актуальную информацию о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о ее оплате. Если есть акции, принадлежащие самой компании, то укажите информацию о них.
- Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя (выдано до 2017 года).
- Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (для ИП и ООО).
- Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то их хранить не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.п. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз необходимо получать ее заново.
- Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эту информацию можно, не обращаясь в органы статистики лично, а через форму на официальном сайте Росстата. Вы можете найти свои коды статистики с нашей помощью. Просто распечатайте страницу с сайта с вашими кодами. Банки также принимают такой документ, но при желании можно получить и официальный документ с печатью региональных органов статистики.
Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес
При открытии банковского счета банк потребует от клиента - организации «сведения о наличии или отсутствии юридического лица и его постоянно действующего органа управления по месту его нахождения». Подтверждением юридического адреса организации могут быть следующие документы (по желанию):
- Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
- Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
- Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.
Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменениях в ЕГРЮЛ) и лицензирующие органы. Для индивидуальных предпринимателей не существует специальных документов, подтверждающих его адрес. Достаточно копии прописки в паспорте.
Разрешительные документы организаций и индивидуальных предпринимателей на отдельные виды деятельности
Здесь имеются в виду те виды деятельности, для которых требуются дополнительные документы от госуслуг:
- Лицензии на лицензируемую деятельность;
- Разрешения СРО (для строительных компаний);
- Подтверждение подачи вами уведомления о начале деятельности (в случаях, предусмотренных статьей 8 Закона № 294-ФЗ от 26.12.08);
- Разрешения от СЭС и Госпождназора (для магазинов, предприятий общественного питания и гостиниц);
- Сертификаты, выданные на вашу продукцию или услуги и т.д.
Бухгалтерские и отчетные документы организаций и индивидуальных предпринимателей
Бухгалтерский учет и отчетность могут быть бухгалтерскими и налоговыми. О том, чем один отличается от другого, вы можете узнать в этой статье. Здесь ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (включая ООО и ИП). Исходя из этого, перечень документов организации значительно значительнее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.
К бухгалтерским документам организации относятся:
- Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы ордеров, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные ведомости, книги бухгалтерского учета, инвентарные ведомости и др.);
- Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки);
- Рабочий план счетов;
- Учетная политика;
- Переписка по вопросам бухгалтерского учета.
К документам, относящимся к налоговому учету (которые ведутся как организациями, так и индивидуальными предпринимателями), относятся:
- Налоговая декларация;
- Книги учета доходов и расходов;
- Счета;
- Книги покупок и книги продаж;
- Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого переносится на будущие периоды;
- Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом.
Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственных операций и являются основанием для ведения бухгалтерского и налогового учета:
- Кассовые документы и книги;
- Банковские документы;
- Приказы, табели учета рабочего времени;
- Накладные расходы;
- Отчеты о расходах;
- Акты приема-передачи имущества и услуг;
- Акты на списание ТМЦ;
- Квитанции и т.д.
Договоры и документы, подтверждающие их исполнение:
- Договоры, соглашения, контракты, счета-договора;
- Протоколы разногласий по договорам;
- Переписка, расчеты, справки, заключения к договорам и соглашениям;
- Паспорт сделки;
- Договоры ответственности;
- Переписка по дебиторской/кредиторской задолженности;
- Документы о приемке выполненных работ (акты, акты, счета-фактуры).
Документы на контрольно-кассовое оборудование:
- Паспорт кассового аппарата;
- Регистрационная карточка ККТ;
- Журнал кассира;
- Договор на оказание услуг со службой центрального отопления;
- Используемые контрольные ленты;
- Накопители фискальной памяти и др.
Кадровые документы организации и индивидуального предпринимателя
Кадровые документы находятся под пристальным вниманием налоговых органов, фондов (ПФР, ФОМС, ФСС) и инспекции труда (ГИТ). Индивидуальные предприниматели в отношении ведения кадрового учета несут те же обязанности, что и работодатели-организации.
Вот перечень кадровых документов организации и индивидуальных предпринимателей, которые должны быть у каждого работодателя.
- Правила внутреннего порядка
- Положение о защите персональных данных работников
- Кадровое обеспечение
- Трудовой договор с каждым сотрудником
- Личная карточка работника (форма Т-2)
- Трудовые книжки работников (если работник зарегистрирован по основному месту работы)
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
- Все документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы и других выплат работникам
- Инструкция по охране труда для должностей (профессий)
- Табель учета рабочего времени и начисление заработной платы
- Журнал инструктажа (ознакомление с инструкцией)
- График отпусков
- Приказы и распоряжения начальника отдела кадров
- Должностные инструкции по каждой должности (если в договоре есть ссылка на инструкцию)
- Положение об оплате труда и премировании работников (если это не оговорено в договоре)
- Положение об аттестации работников (если проводится аттестация)
- Пункт о коммерческой тайне (если такой пункт есть в договоре)
- Соглашение о полной ответственности (не для всех сотрудников)
- График сменности (при наличии)
- Коллективный договор (если такой договор заключен)
- Документы об аттестации или оценке условий труда рабочих мест
- Документы по охране труда
- Журналы и учетные книги по личному составу (трудовые договоры, приказы, личные дела, командировочные, воинский учет и др.).
Сроки хранения документов организации и индивидуальных предпринимателей
Обычно за хранение документов отвечают бухгалтер, специалист по кадрам, юрист, секретарь. Хорошо, когда сотрудников несколько, и ведение и хранение всей этой документации можно доверить одному из них.
И все же, даже если бизнес небольшой, и владельцу некогда уделять этому вопросу много времени, думать о сохранности документов необходимо. Приводим сроки хранения основных групп документов организации и индивидуальных предпринимателей (полный перечень см. в Перечне):
Где хранить документы организации и индивидуального предпринимателя?
Если документов немного, то проще всего создать свой собственный архив – хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить для архива отдельное помещение. Закон не устанавливает конкретных требований к оформлению архива, главное, чтобы он выполнял свою функцию по сбору и хранению документов.
Документы последних трех лет, а также постоянно требующиеся в работе (чаще всего регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на длительное хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечении срока хранения подлежат уничтожению путем сжигания или разрезания на шредере.
Другие документы со сроком хранения более пяти лет должны быть сданы на хранение. Для этого они подшиваются в тома, причем в одном томе не более 250 листов. Каждый лист тома нумеруется, делается внутренняя опись и обложка. Документы также могут быть переданы на хранение в специализированные архивные организации, но это имеет смысл, если их большое количество.
Ответственность за сохранность документов организации и индивидуального предпринимателя
Хранить вышеперечисленные документы необходимо, в первую очередь, в интересах самого бизнесмена, поскольку их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможным) предпринимательскую деятельность. Но и наказания, в виде штрафов, также предусмотрены законом.
Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это привело к занижению налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.
Что делать, если документы утеряны? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о государственной регистрации и налоговой регистрации) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.
Если бухгалтерские или кадровые документы организации или индивидуального предпринимателя утеряны, то должна быть создана комиссия для расследования причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийные бедствия - справка МЧС; затопление - справка из ЖЭКа и т.д.
Далее документы, срок хранения которых не истек, нужно будет восстановить. За документами, связанными с исчислением и уплатой налогов, необходимо обращаться в налоговую инспекцию, а за уплатой взносов, соответственно, в фонды. Банк может получить копии выписок по счетам и копии платежных документов. Вы можете обратиться к контрагентам с просьбой прислать копии договоров, актов, накладных, счетов-фактур.