Зачем оформлять положение
Особый режим защиты информации, защищающий важную для компании информацию, называется коммерческой тайной. Пример такой информации: как эффективно работать, получать прибыль, занимать определенное место на рынке, снижать издержки или избегать потерь. В статье 5 Федерального закона № 98-ФЗ перечислено то, что не может считаться корпоративной тайной, например, сведения:
- О правонарушениях;
- О загрязнении окружающей среды, которое производит организация;
- Об условиях труда сотрудников.
Документ, содержащий указания о конфиденциальности информации, называется положением. Это содержит:
- Список секретных данных;
- Меры, принимаемые компанией для их защиты;
- Доступ к данным;
- Условия их распространения;
- Ответственность за распространение.
Нужно ли разрабатывать и внедрять
Организация не обязана охранять корпоративную тайну и вводить для этого специальный режим. Но если она это сделает, пункт о конфиденциальности и коммерческой тайне является обязательным. Мы должны разработать его и ввести в действие.
Если в компании нет режима безопасности, то документ разрабатывать не нужно.
Требования к должности
Обязательной формы оговорки о конфиденциальности не существует. Нет четкого списка правил, как его составить и какие пункты включить. Следует обеспечить:
- Список секретной информации. Необязательно указывать реквизиты конкретных документов, достаточно более общих характеристик и наименований видов информации. Нужен четкий список, тогда в случае разглашения проще доказать, что данные засекречены. Допускается оформление списка отдельным документом;
- Меры защиты информации: проставление специальных штампов на документах и материальных носителях, правила хранения в закрытом сейфе, шкафчике, охраняемом помещении. Правила должны соответствовать организационным реалиям компании. Если в одном кабинете сидят несколько сотрудников, один из которых допущен к коммерческой тайне, а остальные нет, должен быть предусмотрен особый порядок работы с коммерческой тайной в целях ее защиты от других сотрудников;
- Случаи и условия предоставления секретной информации новым работникам и контрагентам организации. Например, условие о том, что перед тем, как работник будет допущен к работе, он должен дать письменное обязательство о сохранении тайны.
Сотрудники компании знакомятся с документом под роспись. Они обязаны хранить коммерческую тайну как в период работы в компании, так и после увольнения — эти правила установлены ст. 11 Федерального закона № 98-ФЗ. Пункт 4 настоящей статьи допускает привлечение к ответственности бывших сотрудников при условии, что разглашение произошло в период действия режима коммерческой тайны.
Как сочинять
Поскольку законодательно установленной формы конфиденциальности информации не существует, они принимаются в том виде, который компания сочтет целесообразным. Инструкция составляется в письменной форме и состоит из разделов:
- Вводная часть определяет понятия, раскрывает цели введения режима коммерческой тайны;
- Перечень информации, отнесенной к охраняемым;
- Принятые меры по защите информации;
- Порядок доступа к информации;
- Обязанности лиц, допущенных к защищенным данным;
- Ответственность за нарушение режима.
Как привести в действие
Чтобы образец заявления о конфиденциальности вступил в силу, вам необходимо издать приказ. Кроме того, он может объяснить другие аспекты установления коммерческой тайны.
Как и сколько хранить
Согласно п. 62 Приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 все бумаги, относящиеся к коммерческой тайне, являются документами постоянного хранения.
Хранить заявление о конфиденциальности необходимо вместе с другими бумагами, не имеющими срока уничтожения, - в отдельно организуемом деле.