Зачем писать
На практике при разных обстоятельствах составляется письмо с просьбой об отсрочке платежа поставщику, заказчику, продавцу. Финансовые проблемы не всегда возникают по вине должника, зачастую они становятся следствием целой цепочки неплатежей. В целях решения проблемы, предупреждения поставщика, контрагента о переносе платежа на более поздний срок составляется письмо с просьбой предоставить отсрочку платежа в свободной форме. С его помощью условия договора фактически изменяются без составления дополнительного соглашения. Оптимальный вариант – договориться заранее, до образования долга, чтобы сохранить взаимовыгодные отношения с партнерами.
Функции
Вся переписка между сторонами имеет обязательную юридическую силу и может быть использована в будущих судебных разбирательствах. Рядовой запрос на отсрочку платежа по договору выполняет следующие функции:
- Подтверждает наличие договорных или внедоговорных отношений;
- Доказывает исполнение обязательств другой стороной по договору;
- Доказывает наличие и размер долга;
- Подтверждает намерение выполнять обязательства, предоставлять достоверную и своевременную информацию контрагенту;
- Удостоверяет факт уведомления контрагента о финансовых проблемах должника.
Разновидностью является письмо-просьба о рассрочке (периодических равных платежах). Но контрагенты предпочитают оформлять рассрочку дополнительным соглашением для предоставления дополнительных гарантий в связи с существенным изменением условий по сравнению с изложенными в первоначальном договоре.
Как самостоятельный документ письмо контрагенту с просьбой об отсрочке платежа пишется как по собственной инициативе, так и в ответ на претензию партнера. При этом структура зависит от доводов и предложений, изложенных в иске.
Особенности составления, структура
Единая форма такого документа, как письмо с просьбой об отсрочке платежа, не введена. На практике формы организации не утверждаются, так как документ достаточно простой. Главное правило заключается в том, что документ составляется в письменной форме в понятной контрагенту форме.
Инструкция, как написать заявление на отсрочку платежа:
- Адресная часть расположена в правом верхнем углу листа. Настоятельно рекомендуется указать свой адрес и реквизиты юридического лица или индивидуального предпринимателя, либо составить обращение на фирменном бланке, чтобы контрагент мог правильно идентифицировать автора. Адрес кредитора не требуется.
- Далее следует название документа, оно размещается в центре строки.
- В описательной части излагается просьба об отсрочке платежа на более поздний срок с обоснованием причин.
- Подпись, печать и дата обязательны.
Если направление такого письма прямо предусмотрено договором, необходимо руководствоваться положениями договора при его составлении и исполнении.
Рекомендации, как написать письмо с просьбой об отсрочке платежа по договору:
- Стиль – деловой, обязательно использование вежливых обращений, имени и отчества руководителя;
- Использование четкого языка, конкретных цифр и дат;
- Необходимо учитывать реальные финансовые возможности;
- Рекомендуется избегать расплывчатых и длинных объяснений;
- При указании сроков погашения рекомендуется указывать их с запасом, чтобы не было необходимости повторно запрашивать перевод.
Помните, что наличие в письме конкретных цифр будет учтено в дальнейших судебных разбирательствах. При возникновении споров и разногласий по поводу объема поставки, качества, суммы задолженности точные цифры не указываются.
Контрагент не обязан соглашаться с новыми условиями, если это отдельно не оговорено в договоре. Если просьба не будет удовлетворена, вам придется выполнять обязательства или участвовать в судебных разбирательствах. Эти эффекты учитываются при составлении документа.
Образцы
Письмо с просьбой об отсрочке платежа выглядит так.
Общество с ограниченной ответственностью "Клубтк.ру" 123456, г. Санкт-Петербург, ул. Правды, д. 1 ИНН/КПП 1213141516/111111111 Директор ООО "Пушка" Petrov Ivan Sidorovich Санкт-Петербург, ул. Кирова, 45 Письмо об отсрочке платежа Уважаемый Иван Сидорович! По договору № 10 от 01.06.2020 ООО «Пушка» завершило строительство склада, а ООО «Клубтк.ру» обязуется оплатить работы на сумму 100 000 (Сто тысяч) рублей не позднее 01.11.2020. К сожалению, у ООО «Клубтк.ру» нет свободных средств для своевременного выполнения данного обязательства. Просим Вас учесть имеющиеся финансовые трудности и перенести дату оплаты на 31.01.2020. Мы обязуемся полностью погасить задолженность к этой дате. 2020 Voronov Andrey Viktorovich |
Образец заявления о предоставлении отсрочки выглядит следующим образом.