Нужно ли переводить поступающие в компанию документы на иностранные языки?
В подавляющем большинстве случаев российские организации и индивидуальные предприниматели составляют и используют в своей практике документы, составленные на русском языке. Но в некоторых ситуациях, например, когда компания сотрудничает с иностранными подрядчиками и поставщиками, возникает необходимость оформления и перевода документов, составленных на иностранном языке.
Необходимость перевода документов обусловлена тем, что русский язык признан государственным языком Российской Федерации на всей ее территории, что подлежит обязательному использованию в отношениях между государственными органами, органами местного самоуправления, учреждениями, организациями всех форм собственности. и граждан (п. 6 п. 1 ст. 3 Федерального закона от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»). Служебное делопроизводство во всех российских организациях, предприятиях и учреждениях ведется исключительно на русском языке (п. 1 ст. 16 Закона РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российская Федерация").
Поэтому, если документ, составленный на иностранном языке, так или иначе участвует в документообороте организации/индивидуального предпринимателя, то он должен быть переведен на русский язык. Не являются исключением и документы, используемые компаниями в сфере налоговых правоотношений, в частности, для подтверждения понесенных ими расходов.
Поскольку в России вся служебная делопроизводство ведется исключительно на русском языке, первичные учетные документы, составленные в соответствии с обычаями делового оборота на иностранном языке, должны быть переведены на русский язык в обязательном порядке (письмо Минфина от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2476).
При этом в ряде случаев у компаний должен быть не просто перевод иностранных текстовых документов, а перевод, выполненный/заверенный нотариусом.
Нужен ли нотариальный перевод документов?
Ответ на этот вопрос зависит от того, для чего именно предназначен тот или иной документ и кто выступает стороной, принимающей иностранные документы. Для внутреннего пользования, если это устраивает саму компанию, документы, составленные на иностранном языке, могут вообще не переводиться на русский язык.
Если документ предназначен для передачи контрагентам, государственным органам или любым третьим лицам, то он должен быть переведен, так как делопроизводство в нашей стране ведется на русском языке.
И если иное не предусмотрено законодательством, перевод может быть осуществлен любым специализированным бюро переводов или штатным дипломированным специалистом, имеющим свидетельство об образовании по профессии переводчика. Квалификация переводчика в данном случае не имеет значения. Правильность перевода удостоверяется в таких случаях подписью самого переводчика.
Это общее правило. Однако в некоторых ситуациях без обычного, без заверенного перевода не обойтись. Тогда организации, предприниматели и обычные физические лица обязаны иметь нотариально заверенный перевод иностранных текстовых документов.
Случаи, когда перевод должен быть нотариально заверен, указаны в отдельных законах. Если закон не требует нотариально заверенного перевода документа, такой документ не подлежит нотариальному заверению, а получающая его сторона не вправе требовать обратного от заявителя.
В соответствии с действующим законодательством для нотариального перевода необходимы следующие документы:
- Письменные доказательства, представляемые в арбитражные суды (ч. 5 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации);
- Документы, представляемые для получения российского гражданства (п. 7 Указа Президента РФ от 14 ноября 2002 г. № 1325);
- Документы, представляемые в орган ЗАГС для государственной регистрации актов гражданского состояния - рождения, заключения брака, расторжения брака, усыновления (удочерения), установления отцовства, перемены имени и смерти (ст. 7 Федерального закона от 15 ноября 1997 г. № ст. );
- Документы, представляемые для получения вида на жительство (п. 47 приказа МВД от 11.06.2020 № 417);
- Документы усыновителей - иностранных граждан (ч. 4 ст. 271 ГПК РФ);
- Другие документы, требующие нотариального перевода в связи с прямым указанием в законах и подзаконных актах.
Нужен ли нотариально заверенный перевод документов, используемых в налоговой сфере?
Что касается сферы налоговых правоотношений, то НК РФ также установлен ряд случаев, когда налогоплательщики требуют нотариально заверенный перевод документов.
Так, требуется нотариальное удостоверение документов, представляемых физическими лицами - налоговыми резидентами для зачета в России суммы налога, уплаченной в иностранном государстве, из полученных там доходов (п. 3 ст. 232 НК РФ). Другими словами, документы подаются во избежание двойного налогообложения.
При этом НК РФ прямо не требует от налогоплательщиков и налоговых агентов нотариального удостоверения первичных и иных документов, используемых для целей бухгалтерского учета и налогообложения.
При этом все расходы для исчисления налогооблагаемой базы должны быть не только обоснованы, но и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Под расходами понимаются расходы, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, или документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, принятыми в иностранном государстве.
По мнению налоговых органов, все такие документы, составленные на иностранном языке, должны сопровождаться исключительно нотариально заверенным переводом, к которому приравнивается по юридической силе перевод, выполненный должностными лицами консульских учреждений Российской Федерации (п. 7 ст. 38 УК РФ). «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате», утвержденные Постановлением Вооруженных Сил Российской Федерации от 11 февраля 1993 г. № 4462-1).
Свою официальную позицию по данному вопросу ФНС России выразила в письме от 14 сентября 2018 г. № БС-4-11/17934@. В письме речь шла непосредственно о необходимости нотариального удостоверения документов, подтверждающих соблюдение условий освобождения от уплаты НДФЛ по доходам, полученным от ликвидации подконтрольных иностранных компаний. При этом ФНС пришла к выводу, что нотариальному удостоверению подлежат не только эти, но и любые другие первичные документы, составленные на иностранном языке.
Для подтверждения расходов такие документы во всех случаях должны сопровождаться нотариально заверенным переводом на русский язык. В противном случае компании могут просто отказаться от учета понесенных расходов.
Поэтому, если организация не заверяет нотариально перевод подтверждающих документов, в том числе первичных, она должна быть готова к тому, что у ИФНС могут возникнуть претензии к порядку учета доходов и расходов, и налогоплательщику придется отстаивать свою позицию. в суде.
Как нотариально заверить перевод документа
Нотариус удостоверяет правильность перевода с одного языка на другой только в том случае, если он владеет соответствующими языками. Если нотариус не владеет иностранными языками, то перевод в этом случае делает переводчик, а нотариус лишь удостоверяет подлинность подписи этого переводчика под переводимым документом (ст. 81 Основ законодательства РФ о нотариусах).
В обоих случаях документ, переведенный с иностранного языка, имеет равную юридическую силу и считается нотариально заверенным. При этом получить нотариально заверенный перевод документа можно как непосредственно в нотариальной конторе, так и дистанционно. Заявление о дистанционном заверении верности перевода у нотариуса направляется по утвержденной форме. приказом Минюста от 30.09.2020 № 223.
Заявление с приложением документов, требующих перевода, направляется в Федеральную нотариальную палату (ФНП) через единую информационную систему нотариуса. Это можно сделать, в том числе, с помощью единого портала госуслуг. Заявление и прилагаемые к нему электронные документы принимаются к нотариальному переводу при условии, что они подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя.
Затем ФНС направляет полученное заявление и приложенные к нему электронные документы на иностранном языке нотариусу, который автоматически заявил о своей готовности перевести эти документы/заверить верность перевода.
За заверение верности перевода документа с одного языка на другой взимается плата. Размер пошлины составляет 100 рублей за страницу перевода документа (п. 19 п. 1 ст. 333.24 НК РФ).
Сам перевод и его нотариальное заверение производятся сразу после оплаты заявителем данной пошлины. Срок выполнения перевода и его нотариального заверения – не позднее 5 рабочих дней со дня получения от заявителя сведений, подтверждающих оплату нотариально заверенного перевода (ст. 44.3 Основ законодательства РФ о нотариате).