Когда нужен заказ
Кадровое делопроизводство – это целый пласт работы, требующий вдумчивого подхода, профессиональных знаний и высокого уровня ответственности и внимательности, за любой просчет организация будет привлечена к ответственности. И чем крупнее организация, чем больше в ней сотрудников, тем больше нагрузка на кадровиков.
В идеале офисной работой занимается специально нанятый человек, обладающий профессиональными знаниями и опытом в этой области. Если организация очень большая, есть смысл создать целый отдел или службу с несколькими сотрудниками, которые будут заниматься кадровыми делами.
Чаще всего, если организация средних размеров и кадрового учета не так много, полномочия по делопроизводству на условиях неполного рабочего времени закрепляются за одним из работников другого профиля. Допустимо возложение обязанностей кадровика на бухгалтера, юриста, секретаря. В этом случае с этими работниками заключается отдельный договор, им необходимо доплачивать за выполнение дополнительной работы.
Если компания очень маленькая, то делопроизводством занимается сам руководитель.
Оценивая, на кого возложить обязанности кадровика в ИП, следует понимать, много ли в подчинении у ИП работников. Если да, то этот фронт доверяют кому-то из существующих или нанимают специального человека.
Приказ о возложении полномочий необходим, если специально нанятое лицо занято делопроизводством или если эти обязанности передаются одному из работников на условиях неполного рабочего времени. Если кадровыми вопросами занимается руководитель организации, издавать приказ не нужно – он в силу своей должности имеет право руководить всеми сторонами деятельности компании. Аналогично решается вопрос, нужно ли возлагать обязанности кадровика на индивидуального предпринимателя – если он ведет собственное дело, приказ не требуется.
Как сделать заказ
Единой унифицированной формы такого документа не существует, поэтому он оформляется по желаемой фирмой форме на бланке организации. Текст должен содержать следующую информацию:
- Наименование организации или индивидуального предпринимателя;
- Дата и номер документа;
- Место издания (название местности);
- Цель публикации – здесь, как правило, используется стандартная фраза «В целях оптимизации производства» или «В целях оптимизации производственных процессов»;
- Данные гражданина, на которого возложены полномочия: его ФИО, должность, табельный номер;
- Дата, с которой он приступает к исполнению этих обязанностей;
- Список обязанностей. Их допустимо указывать непосредственно в приказе или ссылаться на должностную инструкцию, если таковая принята в организации;
- На кого будут возложены полномочия в случае временного отсутствия работника основного персонала, например, в случае его болезни или отпуска. Не обязательно четко указывать, кто это будет, достаточно ограничиться указанием, что в случае такого отсутствия издается отдельный приказ. Также указывается лицо, уполномоченное издавать такие приказы, кроме руководителя организации;
- Список лиц, ответственных за исполнение приказа и контролирующих исполнение.
Приказ подписывается руководителем организации. Все сотрудники, которых он касается, то есть все, кто упомянут в его тексте, знакомятся с ним под роспись. Для этого к документу оформляется отдельный лист согласования, который станет приложением, либо заинтересованные сотрудники расписываются непосредственно на самом документе под текстом.
С расширением полномочий руководителя
Возложение обязанностей отдела кадров на директора не является, строго говоря, расширением его полномочий, поскольку директор, как руководитель компании, несет ответственность за всю деятельность в компании. Дополнительный приказ о возложении полномочий в этом случае не требуется. Но если директор решит издать приказ с формулировкой «Обязанности по ведению кадрового делопроизводства беру на себя», это не будет являться нарушением, кроме того, это позволит избежать дополнительных вопросов со стороны чересчур принципиальных проверяющих.
При наделении полномочиями другого сотрудника
Если кто-то из уже работающих сотрудников привлечен к кадровой работе, необходим приказ о распределении обязанностей, но его опубликованию должны предшествовать:
- Получение согласия работника на работу по совместительству – работник в письменной форме выражает готовность взять на себя дополнительную нагрузку;
- Заключение договора, в котором стороны согласовывают новую ставку работника. Это не обязательно должна быть полная скорость. Если работы немного, работнику дают 0,5 ставки или 0,1 и вознаграждение за выполнение дополнительной работы.
Что включить в обязанности ответственного
Полномочия кадровиков имеют несколько направлений:
- Подбор персонала, проведение первичных собеседований, размещение вакансий;
- Оформление документов, связанных с перемещением работников: при приеме на работу, при переходе внутри организации из одного структурного подразделения в другое или с должности на должность, при увольнении. В рамках этого направления работник готовит необходимые приказы, договоры с работниками, делает записи в трудовых книжках;
- Решение дисциплинарных задач: публикация документов о дисциплинарных взысканиях и поощрениях, организация работы комиссий внутри компании;
- Ведение табелей учета рабочего времени;
- Разработка локальных нормативных актов в кадровом направлении: положения, инструкции;
- Организация учета и хранения документов.
Образец приказа о распределении обязанностей отдела кадров
При приеме на работу HR
Если в компанию принимается специальное лицо, которое будет заниматься кадровыми вопросами, приказ о возложении обязанностей специалиста по кадрам издается после прохождения им стандартной процедуры приема на работу:
- С гражданином заключается трудовой договор, для чего он предъявляет все необходимые документы: паспорт, военный билет, диплом, СНИЛС или свидетельство о прописке, трудовую книжку;
- Новый работник знакомится с локальными нормативными актами, принятыми работодателем, в том числе с правилами внутреннего распорядка;
- Организация издает приказ о приеме на работу.
Срок годности
В соответствии с пп. «б» пункта 19 приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, приказы о возложении обязанностей на персонал, являющиеся приказами по личному составу, подлежат хранению в течение 75 лет.