Можно ли восстановить трудовую книжку, если она утеряна?
Восстановление трудовой книжки в случае ее утери – ситуация, которая считается допустимой. Технология действий в этом случае зависит от того, кто потерял документ — работодатель или сам работник.
Когда работодатель находит книгу, ответственность за сохранность в надлежащем виде полностью ложится на него. Для этого руководителем компании назначается специальное ответственное лицо.
Когда труд находится в руках работника, ответственность за безопасность лежит на нем. Что делать в случае утери, восстанавливать книгу или нет, он принимает самостоятельно.
Если в труде было небольшое количество записей, можно не восстанавливать старую форму, а завести новую. При этом следует учитывать тот факт, что утрата прежних данных не имеет существенного значения для дальнейшей профессиональной карьеры специалиста.
Способы восстановления в случае утери
Есть несколько вариантов восстановления трудовой книжки – путем обращения к работодателю или самостоятельным способом.
В первом случае перед посещением управления необходимо подготовить специальное заявление на получение дубликата. Для восстановления вторым способом необходимо обратиться в государственные органы.
Заявление, предназначенное работодателю, может быть оформлено в виде заказного письма или вручено лично. Использование почтового отправления чаще применяется в случаях, когда гражданин на момент утери книжки уже не состоял в штате предприятия.
При таких обстоятельствах гражданин может восстановить данные с трудовой самостоятельно. Для этого необходимо обратиться с соответствующим запросом в Пенсионный фонд РФ. В этой организации есть информация обо всех официальных трудоустройствах человека, так как эти данные передаются в организацию работодателями при заключении трудовых договоров.
Технология действий при обращении в Пенсионный фонд следующая:
- Соответствующее заявление составляется.
- Заявление подается в государственное учреждение путем личного обращения или путем направления заказного письма;
- Ответ поступает в течение 10 дней (этот срок определен на законодательном уровне).
В ответ на запрос гражданин получает данные о местах работы и продолжительности профессиональной деятельности в каждой компании. Также необходимо учитывать, что обращение в ПФР имеет некоторые нюансы. Учет этих данных в учреждении стал осуществляться сравнительно недавно. В частности, в Пенсионном фонде можно узнать информацию о последних 5 годах работы.
При наличии у работника стажа более 5 лет можно самостоятельно восстановить книгу через госархив. Данная методика актуальна в таких обстоятельствах:
- Организации, в которых работник работал ранее, ликвидируются;
- Пенсионный фонд не располагает достаточной информацией о работе соискателя.
Что делать, если вы потеряли работодателя?
Ранее уже указывалось, что при приеме на работу работодателем ответственность за ее сохранность ложится на него. В некоторых ситуациях может произойти массовая потеря записей о сотрудниках.
Если работодатель потерял книги, для их восстановления руководство компании собирает специальную комиссию, в которую входят только заинтересованные лица:
- Сотрудники, чьи документы были утеряны;
- Сотрудники соседних отделов;
- Члены Союза;
- Представители исполнительной власти.
При отсутствии точных сведений о месте работы работника имеющиеся сведения должны быть подтверждены не менее чем 2 свидетелями. Согласно Постановлению РФ по результатам проведенных работ составляется специальный акт.
Что именно делать работодателю в случае утраты трудовых книжек его работников, действующее законодательство РФ не говорит. Для восстановления данных можно обратиться в Пенсионный фонд или Государственный архив.
Массовая потеря документов может грозить руководству штрафом. Данные такого характера отражены в Кодексе об административных правонарушениях. Если из-за утери документа при увольнении работодатель не может выдать его работнику, последний вправе обратиться к руководству за компенсацией.
В некоторых случаях работник может подумать, что книжка руководителя была утеряна по какой-то причине. В такой ситуации работник может обратиться в трудовую инспекцию. Редко, но бывают обращения в судебные органы.
Что делать, если в убытке виноват сотрудник?
Если сотрудник сам потерял книжку, то для ее восстановления ему необходимо подготовить определенный пакет бумаг:
- Новая, пустая трудовая книжка со всеми необходимыми вкладышами;
- Договора со всех мест работы;
- Различная документация об увольнении, смене работы и т.п.;
- Справка из Пенсионного фонда.
В идеале иметь заверенную копию трудовой.
Первым шагом в восстановлении утерянной книги является обращение к работодателю путем написания заявления. Его оформление осуществляется в свободной форме и передается в отдел кадров.
Для подтверждения данных об опыте и другой информации предварительно собираются различные договоры, приказы и т.п. Иными словами, документы, содержащие сведения о служебной трудовой деятельности работника.
Если у гражданина на руках будет заверенная книжка, то восстановить утерянный оригинал будет проще. При правильном оформлении заверенного образца данные из документа переносятся в новый.
Этот вариант восстановления самый простой – работнику не приходится собирать информацию с предыдущих работодателей, особенно если официальных мест трудоустройства было довольно много.
Выводы
Восстановление книги – неприятная, но при необходимости процедура, которая имеет место быть. Инициатором этого процесса является та сторона трудовых отношений, которая допустила потери.
Существует несколько способов восстановления данных:
- Обратившись в ПФР;
- Обратившись в государственный архив;
- Обратившись к нынешнему и предыдущему работодателю.
В каждом случае продолжительность и технология восстановительных мероприятий индивидуальна. Все зависит от того, кто потерял работу, общего стажа работника и количества мест официального трудоустройства.