Где заказать документ
В зависимости от того, какая информация необходима и какого она возраста, граждане вправе обращаться:
- В организации (работодателям), располагающие необходимыми сведениями, если еще не наступил срок их передачи в архив;
- Местное управление;
- Напрямую в архивы, которые работают на территории области, или напрямую в Росархив;
- В МФЦ, уполномоченные на оказание таких услуг.
Например, для получения звания Ветеран труда и при выходе на пенсию необходимо подтвердить выслугу лет. В этом случае алгоритм получения архивной справки о выслуге лет следующий:
- Бывший работник или его представитель обращается к работодателю (работодателям) с письменным заявлением о предоставлении необходимой информации.
- Если организация по каким-либо причинам больше не существует, информация запрашивается либо у ее правопреемника, либо в городском архиве.
Независимо от того, куда вы подаете заявление, вы должны подать письменный запрос на информацию. В нем указано:
- Название организации, в которую направляется запрос;
- ФИО. кандидат;
- Причины обращения и суть запроса;
- Контактная информация.
Письменный запрос подписывается лично заявителем (представителями, действующими на основании доверенности) и датируется текущей датой.
Какие данные требуются
Поскольку для подтверждения трудового стажа обращаются в отдел кадров, в справках о периодах работы есть стандартный набор обязательных сведений. Рассмотрим их строение на примере формы.
| _______________ №___________ _______________ от___________ СПРАВКА Выдано ___________________ (ФИО получателя) в том, что он (она) реально работал (а) с __________________ (приказ о приеме на работу № __ от ________) по __________________________________________ (приказ об увольнении № __ от _______) в должности _____________________________ (наименование должности) в _________________________________ (наименование работодателя). Причина выдачи: заявление. Справка выдана для подтверждения стажа работы в Пенсионном фонде Российской Федерации. Руководитель (подпись) |
Обратите внимание, что это один из вариантов того, как выглядит архивная справка, так как обязательной формы документа нет, допустимо использовать любой шаблон. Но рекомендуем ознакомиться с «Методическими рекомендациями по исполнению обращений социально-правового характера», утв. Росархив (см. разделы 3.3.1 и 3.3.2), которые помогут понять, какая информация и как ею пользоваться. Основные требования к выдаваемому документу:
- Оформляется на бланке организации;
- Указать дату составления и номер;
- Уточните, на чье имя выдана информация;
- В случае подтверждения трудового стажа указывать период работы со ссылкой на приказы о приеме на работу и увольнении с указанием их реквизитов, в других случаях - со ссылкой на иные официальные приказы, издаваемые работодателем;
- Указать цель выдачи информации на основании запроса. В нашем случае для подачи в ПФР;
- Обязательно расписаться руководителем и поставить печать (если есть) для дополнительного подтверждения подлинности.
С учетом описанных требований предлагаем образец справки о периодах работы в Пенсионном фонде, выдаваемой по желанию работника.
Регистрация документов в архивах и у работодателей бесплатна. Относительно сроков отметим, что согласно ТК РФ по письменному заявлению работника (действующего или бывшего - не важно) документы, касающиеся его трудовой деятельности, должны быть подготовлены и представлены в трехдневный срок с дата подачи заявки. В государственных архивах на это уходит больше времени — не менее 30 дней.