Когда нужна справка о доходах и суммах налогов физического лица?
Работник имеет право в любой момент обратиться к своему работодателю за информацией о начисленном заработке за определенный период и удержанном НДФЛ.
Запрос информации оформляется в письменной форме в форме заявления в произвольной форме. В ответ на запрос работодатель в течение 3 дней оформляет справку, в которой отражаются данные о доходах и суммах налога за необходимый период, указанный в заявлении работника.
Сотруднику такая справка может понадобиться для разных целей:
- Подавать декларацию 3-НДФЛ для получения вычетов и возвратов налога – она оформляется за прошедший календарный год;
- Для предъявления в банк для получения кредита или ипотеки;
- Для предъявления в соцзащиту для оформления различных льгот и социальных выплат;
- Для получения визы для выезда за границу.
Кроме того, его составляет сам работодатель и выдает по умолчанию при увольнении работника из компании.
Справка может быть выдана не только за календарный год, но и за любой другой период, если это необходимо работнику. В своем заявлении он вправе указать количество месяцев или лет, за которые необходимы сведения, работодатель вправе использовать типовую форму для оформления, указав в ней заработок и налог только за необходимые месяцы.
В 2021 году работодатели обязаны выдавать справки в обновленном формате, при этом в новой форме отражены данные о доходах и налогах на 01.01.2021. По начислениям и НДФЛ, имевшим место в 2020 году, работник должен предоставить сведения по прежней форме 2-НДФЛ.
Новая форма на 2021 год.
На доходы, полученные с 1 января 2021 года, работникам по их требованию выдается справка по новой форме, утвержденной Приказом ФНС России от 15 октября 2020 года N ЭД-7-11/753@. К данному приказу в Приложении 1 содержится новая форма 6-НДФЛ, а в Приложении 4 - новая форма справки для выдачи личному составу.
Сведения о доходах ранее оформлялись по форме 2-НДФЛ, которая выдавалась работникам по их требованию, а также направлялась в ФНС в конце календарного года. На 2020 год все работодатели должны были направлять данные о доходах и налоге в налоговую инспекцию лично по каждому работнику согласно ранее действовавшему 2-НДФЛ. На 2021 год эту информацию нужно будет представить по форме Приложения №1 к новому расчету 6-НДФЛ.
Сведения по новой форме должны быть выданы работникам уже в 2021 году, однако в справке отражаются сведения только по выплатам в 2021 году. Доходы и начисленные в 2020 году налоги отражаются в форме 2-НДФЛ, утвержденной Приказом ФНС № ММВ-7-11/566 от 02.10.2018.
Важно: Если сотрудник запрашивает информацию за 2020 год, необходимо оформить 2-НДФЛ из приложения 5 Приказа № ММВ-7-11/566 от 02.10.2018. Если нужны данные за 2021 год - по форме из Приложения № 4 Приказа от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@.
Новая форма справки, как и прежде, содержит 5 разделов:
- 1 - сведения о работодателе, выступающем в качестве налогового агента по НДФЛ;
- 2- сведения о работнике, которому выдан сертификат;
- 3 - месячный список доходов;
- 4 - суммы применяемых отчислений;
- 5 - общая сумма заработка, удержанного и неудержанного налога.
Скачать новую форму справки на 2021 год.
Как заполнить - пошаговая инструкция
Для того, чтобы оформить работнику справку в 2021 году, необходимо предварительно получить от него письменное заявление с просьбой предоставить сведения о доходах и суммах налогов за год. Заявитель указывает, за какой период ему необходима информация.
→ Если нужна информация за 2020 год, например, для заполнения 3-НДФЛ для получения вычетов и возврата налога, то оформлять документ нужно по старой форме.
→ Если нужна информация за 2021 год, то следует взять Приложение №4 к новому расчету 6-НДФЛ и заполнить пять разделов, содержащихся в этой форме.
В целом наполнение разделов в обеих формах практически одинаковое, поэтому и процесс заполнения будет идентичным. Ниже приведены примеры заполнения справки по форме 2-НДФЛ за 2020 год и новой формы за 2021 год.
Поскольку содержание новой и старой форм одинаковое, особенности их заполнения можно рассмотреть в одной таблице ниже:
| Поле справки | Инструкции по заполнению |
| За | Указывается год, за который оформляется документ. |
| Из | Дата составления. |
| Данные о налоговом агенте (работодателе) | |
| ОКТЯБРЬ | Код по территориальном классификатору – по месту нахождения для юрлица, по адресу проживания для ИП. |
| Телефон | Контактный телефон работодателя. |
| ИНН/КПП | Соответствующие реквизиты, для ИП заполняется только ИНН. |
| Налоговый агент | Наименование организации, ФИО ИП. |
| Форма, ИНН, КПП о реорганизации/ликвидации | Поля заполняется только для реорганизованных и закрытых организаций. |
| Данные о физическом лице (работник) | |
| БАНКА | ИНН сотрудника. |
| ФИО | Фамилия, имя, отчество работника полностью. |
| Статус налогоплательщика | 1 – налоговые резиденты РФ. 2 - лица, не являющиеся налоговыми резидентами РФ. 3 - высококвалифицированный специалист, не являющийся налоговым резидентом РФ. 4 - участник государственной программы переселения в РФ. 5 - беженцы или лица, получившие временное убежище в Российской Федерации. 6 – иностранный патентообладатель. |
| Дата рождения | В формате ХХ.ХХ.ХХХХ. |
| Гражданство | Код страны по ОКСМ, гражданином которой является работник. Для РФ – 643. |
| Код документа | 21 – для паспорта. Остальные коды можно найти здесь. |
| Серия и номер | Переписываются из документа. |
| Доходы, облагаемые по ставке – приводятся данные в разрезе по месяцам. | |
| % | Указывается размер ставки. |
| Месяц | Порядковый номер месяца, для которого обозначаются данные. |
| Код дохода | Коды можно посмотреть здесь. Некоторые коды:
|
| Код вычета | Коды можно посмотреть по ссылке. |
| Сумма вычета | Если применялись. |
| Вычеты – отражаются стандартные вычеты (на детей, за особый статус в размере 500, 3000 руб.), социальные (предоставляемые по налоговому уведомления по расходам на лечение, обучение, добровольные взносы), имущественные (предоставляемые по налоговому уведомлению по расходам на покупку имущества). | |
| Код | Указывается код – посмотреть можно здесь. Наиболее распространенные коды:
|
| Сумма | Общая сумма предоставленного вычета за период. |
| Общие суммы | |
| Доход | Начисленный за период доход (до налогообложения). |
| Налоговая база | Разность дохода и вычетов. |
| Расчет налога | Ставка из раздела 3, умноженная на налоговую базу. |
| Авансовые платежи | Указываются в отношении иностранных работников на патенте. |
| Удерживаемый налог | Та сумма налог, которую работодатель фактически удержал за период (может отличаться от исчисленного НДФЛ, если не весь налог получилось удержать). |
| Перенесенный налог | НДФЛ, который фактически уплачен работодателем. |
| Излишне удерживаемый налог | Тот НДФЛ, который излишне удержан работодателем (его можно будет вернуть). |
| Не удержанный налог | Тот НДФЛ, который работодатель не смог удержать по каким-либо причинам. Этот налог работник в следующем году может заплатить сам. |
Пример заполнения
Сотруднику было предложено предоставить справку о доходах за 2020 год для заполнения декларации 3-НДФЛ на возврат налога при покупке автомобиля.
Вам необходимо оформить документ по форме из Приложения 5 Приказа ФНС от 10.02.2018 № ММВ-7-11/566.
Пример заполнения на 2020 год:
Работник попросил предоставить справку о доходах за 2021 год.
Вам необходимо оформить документ по форме из Приложения № 4 Приказа ФНС России от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@.
Пример заполнения на 2021 год:
Скачать бланк и образец
Скачать новую форму справки о доходах и суммах налогов физического лица 2021.
Форма на 2020 год в excel.
Скачать образец заполнения на 2020 год.
Скачать форму заявки на 2021 год.