Виды ошибок в справке 2-НДФЛ
Первый вариант — опоздать.
Если 1 апреля прошло, а вы не представили в налоговую справку (принимаются ФНС по приложенному реестру), готовьтесь заплатить штраф.
Если ваши справки не прошли входной контроль по какой-либо причине (в бумажном или электронном виде вы отчитываетесь в налоговую) и времени на исправление документов в срок не осталось, то эти справки 2-НДФЛ также будут считаться не при условии.
При входном контроле проверяется заполнение всех обязательных полей документа
Пример: в адресе отсутствует улица – справка точно не пройдет, однако если отсутствует ИНН работника, то это не будет нарушением при входном контроле.
По результатам проверки выдается или направляется через оператора электронного документооборота протокол с указанием обнаруженных в них ошибок, которые не были приняты.
Рассчитать общую сумму штрафа по первому варианту нарушений можно так: («Количество непредставленных справок» + «Количество непринятых справок») * 200 рублей за каждую форму.
Второй вариант - это, собственно, ошибки.
Например:
- ИНН есть, но другого лица;
- В фамилии отсутствует буква;
- Улица была переименована в прошлом году;
- Ошибки округления полученного дохода и др.
Полученные от вас (предпринимателей) справки 2-НДФЛ в дальнейшем проходят повторную (камеральную) проверку. Налоговые инспекторы проверяют документы по базам данных, чтобы выявить все неточности и нарушения. Раньше достаточно было просто подать исправленные документы. С 2016 года ошибка бухгалтера стоит 500 рублей за каждую справку.
Пример: В программе настроено неправильное округление. У вас двадцать пять сотрудников. Штраф составит двенадцать тысяч пятьсот рублей (25*500).
Как избежать штрафов
Что мы собираемся делать? Ждёте протокол камеральной проверки? Конечно нет. Сдали начальные аттестаты и уложились в отведенное время. Это значит, что по двести рублей на каждого работника уже «сэкономлено».
Теперь, не торопясь, еще раз проверяем каждый документ. Срок подачи корректировок не установлен, но необходимо успеть до получения результата камеральной проверки налогового инспектора.
С 2016 года уточняющие справки бывают двух видов:
- Аннулирование;
- Корректирующий.
Аннулирование разъяснительных справок
Из самого названия понятно, что смысл этой справки в аннулировании ранее представленной (исходная справка 2-НДФЛ была просто лишней). В обновленной справочной форме появилось поле "номер корректировки".
При подаче первичного сертификата в поле вводится «00». При подаче списания свидетельство "99". Далее необходимо заполнить раздел 1 «Сведения о налоговом агенте» и раздел 2 «Сведения о физическом лице — получателе дохода». Остальные разделы справки остаются пустыми
Пример: за работника, работающего в обособленном подразделении, отчиталась бухгалтерия по месту регистрации головного офиса. При этом начисление и уплата налога были произведены правильно, т. е. в налоговую инспекцию обособленного подразделения. Необходимо направить справку о списании в ИФНС головного офиса и первоначальному налоговому инспектору обособленного подразделения (учтите, что если справка по обособленному подразделению подается позже 1 апреля, за просрочку придется заплатить) .
Корректирующие уточняющие ссылки
Для исправления информации, представленной в основном сертификате, необходимо предоставить корректирующий сертификат. В поле «номер коррекции» в этом случае вводятся цифры от «01» до «98» в зависимости от того, какая коррекция производится на счете.
Номер корректирующей справки соответствует первичной, но дата будет новой. Любая неточность в предоставленной справке приводит к целой цепочке нарушений и, как следствие, корректирующих документов.
Рассмотрим некоторые из них:
Пример 1. Поле «Статус налогоплательщика».
Казалось бы, какая мелочь, ведь суммы прописаны, налог удержан, зачем жаловаться? Признаком «статуса» в справке является «1», т.е. налог с резидента и работника удерживается по ставке 13%.
После сдачи первичной 2-НДФЛ кадровики выяснили, что работник стал нерезидентом до конца отчетного года. И помним, что нерезидент должен платить налог по ставке 30%. Поэтому делаем перерасчет налога за отчетный год.
Подаем корректирующую справку 2-НДФЛ с признаком 1 и "Статус налогоплательщика-нерезидента (2)". Но не только. Бухгалтер не может удержать оставшиеся 17% НДФЛ с работника, так как отчетный период закончился. Поэтому представляется справка со знаком «2». В котором поля 1 и 2 заполняются одинаково.
В поле 3 указывается доход, который ранее не включался в налогооблагаемую базу. В пятом поле - сумма исчисленного и неудержанного налога.
Пример 2. После отчетности 2-НДФЛ бухгалтерия обнаружила свою ошибку.
В честь пятидесятилетия сотруднику преподнесен ценный подарок в размере 5 000 рублей (превышение лимита в 4 000 рублей). Но сумма, в размере 1000 руб. не учитывался в качестве дохода, и налог не начислялся. Итак, подаем корректирующую справку 2-НДФЛ с признаком «1», где в поле «доход…» прописываем сумму этого настоящего.
Делаем перерасчет суммы налогооблагаемой базы и исчисленного налога. Указать сумму неудержанного НДФЛ. Так как вы не удержали налог за подарок, вам необходимо заполнить справку с отметкой «2», в которой вы также указываете не удержанную сумму НДФЛ.
В обоих случаях необходимо сообщить работнику (налогоплательщику) сумму неудержанного налога. И не забудьте оплатить пени, начисленные на сумму неуплаченного НДФЛ.
Пример 3: Ваша компания предоставила беспроцентный кредит (или просто простила невозвращенную выписку) лицу, не являющемуся сотрудником (возможно, подрядчику).
В этом случае необходимо представить справку 2-НДФЛ с отметкой «2» на сумму дохода, полученного данным физическим лицом. А также письменно уведомить налогоплательщика о его задолженности перед бюджетом. Однако следует уточнить, что штрафы за непредставление отчетности не предусмотрены.
Пример 4. Выясняется, что бухгалтер не указал имеющиеся у работника льготы (вычет на несовершеннолетних детей).
Таким образом, он удержал с работника дополнительный НДФЛ. В этой ситуации нужно представить корректирующую справку, из которой будет видна сумма переплаченного налога в бюджет.
А также на основании письменного заявления работника через банк вернуть ему эти деньги. При этом расчет с бюджетом должен быть скорректирован в текущем периоде в связи с начислениями НДФЛ по данному работнику.
Пример 5. Сотрудник обратился в свою ИФНС за возвратом НДФЛ. После проведения камеральной проверки ему было отказано. Причина отказа - несовпадение адреса. В результате сотрудник вовремя не получил свои деньги. И вам придется заплатить штраф и предъявить исправительную справку.
Вывод
Итак, подведем итоги. Отчетность по 2-НДФЛ требует внимания и ответственности со стороны бухгалтера, чтобы ваша компания не допустила каких-либо недочетов (не использует корректирующие и аннулирующие акты) нужно только сдать первичные сертификаты 2-НДФЛ.