Когда возникает необходимость подготовить письмо?
Очень важно отображать только актуальные данные, то есть нужно вовремя информировать контрагентов о любых изменениях ваших реквизитов.
Например, если предприятие сменило юридический адрес и не сообщило контрагентам, то в счетах-фактурах будут указаны устаревшие данные.
Это создаст препятствие для налогового вычета. Или, если компания открыла расчетный счет в другом банке и не сообщила об этом своим клиентам, клиенты оплачивают стоимость товара по старым реквизитам.
В этом случае нет вины покупателя, но поставщик не сможет снять деньги со счета. И это не вина покупателя.
Предприниматель обязан своевременно информировать контрагентов об изменении реквизитов. Неслучайно в договорах предусмотрены пункты о том, что контрагент обязан сообщить об изменении реквизитов в определенный срок. Помочь в этом призвано письмо о смене расчетного счета.
Информационное письмо об изменении реквизитов: образец
Обычно реквизиты компании указаны в карточке клиента. Такая карта высылается по запросу контрагентов. Поэтому при изменении реквизитов можно отправить контрагенту новую карточку с обновленной информацией.
А можно просто отправить письмо, в котором уведомите об изменении своих реквизитов. Отправка такого уведомления может быть задокументирована.
Например, вы можете отправить письмо с уведомлением о получении или с отметкой о получении письма.
Это очень важный момент в работе с подрядчиками. Скачать образец письма о смене банковского счета организации можно здесь.
Компания может выбрать форму письма. В нем должны быть указаны сведения, которые изменились, а также дата, когда эти изменения произошли.
Такое письмо можно отправить не только конкретному контрагенту. Его можно отправить сразу нескольким людям.
Рекомендуем статью: открыть расчетный счет в Сбербанке для ИП.
Что должно быть в нем?
Уведомление производится в произвольной форме. В обязательном порядке необходимо указать причину, по которой изменился счет и банк, дату, с которой их нужно применить, а также важно прописать новые реквизиты.
Чтобы контрагент смог корректно учесть все изменения, в письме о смене расчетного счета организации отобразите следующие данные:
- Название компании.
- Адрес и имя получателя.
- Номер договора и дата.
- Изменены платежные реквизиты.
Если вы все еще используете старую учетную запись, вы можете отправить электронное письмо с уведомлением о добавлении другой расчетной учетной записи. Может быть, для некоторых предприятий это сильно упростит и ускорит расчеты.
Уведомление может быть составлено юристом или секретарем или самим управляющим. Неважно, кто это делает, главное соблюдать простые, но обязательные правила.
При составлении договора на подписание с организацией или предпринимателем обязательно указывать новые платежные реквизиты, по которым будут перечисляться деньги за товары или услуги.
Если эти данные изменяются, компания должна уведомить контрагентов. Уведомлять об этом налоговую службу не нужно, необходимые сведения банк передаст самостоятельно.
Рекомендуем материал: открытие расчетного счета в банке Точка.
Как написать уведомление об изменении расчетного счета?
Законодательством России не установлены строгие формы уведомлений об изменении реквизитов.
Этот документ представляет собой обычное письмо, написанное в деловой форме. Образец письма о смене расчетного счета поможет разобраться в нюансах. Его легко найти в интернете, а можно сделать самому.
При этом следует учитывать следующие правила:
- В начале уведомления должны быть указаны данные отправителя и его адрес. Необходимо прописать не только ФИО того, кто пишет письмо, необходимо также указать его должность, руководителя (Ф.И.О.).
- Информационная часть письма должна содержать не только информацию об измененных реквизитах, но и запросы, которые связаны с этими изменениями.
- Уведомление должно быть подписано руководителем или лицом, наделенным полномочиями. Необходимо указать дату письма, его исходящий номер.
- Письмо может быть написано на бланке предприятия или на обычном листе формата А4. Более предпочтительным является первый вариант. Так документ будет выглядеть более официально, он будет привлекать внимание.
Воспользуйтесь советом: все уведомления об изменении реквизитов должны регистрироваться в специальном журнале. Ситуации бывают разные и при разногласиях можно подтвердить отправку.
Отправка письма - есть ли крайний срок?
Старайтесь как можно быстрее отправлять уведомления контрагентам. Сделайте это до того, как ваша старая учетная запись будет закрыта.
Письмо может быть отправлено по почте или доставлено лично адресату. Второй вариант самый лучший. При передаче письма в офис или секретарю на втором экземпляре должна быть отметка о вручении.
Если вы отправите письмо о смене расчетного счета организации по электронной почте сразу всем контрагентам, это значительно ускорит процесс, и вы сможете быть спокойны за переведенные вам деньги.
Благодаря современным технологиям организации могут мгновенно обмениваться важной информацией между собой.
Несвоевременное уведомление контрагентов об изменении реквизитов грозит тем, что они не смогут вовремя внести предоплату за товар или услугу. Кроме того, вы не сможете требовать неустойку за не перечисленные вовремя деньги, так как вина будет полностью на вас.
И правильно, ведь вы вовремя не сообщили о смене банковских реквизитов. Даже обратившись в суд, вряд ли вам удастся защитить свои права.