Претензионная работа: что это такое, претензионная документация, положения и положения на предприятии

Что это

Прежде чем приступить к рассмотрению законодательного регулирования данной деятельности, следует ознакомиться с определением. Понятие претензионной работы относится к ряду мероприятий, которые направлены на выяснение отношений с партнером в рамках защиты законных притязаний прав и интересов.

Данная работа предполагает подготовку и последующую подачу претензии и претензионной документации. Претензия направляется в представительство предприятия в государственные органы и суды, осуществляющие рассмотрение спорных договорных отношений. В них будет составлен анализ претензий и, в соответствии с заключением, произойдет реакция.

Для ведения этой работы на предприятии формируется отдельный штат или даже отдел. Объем обязанностей работников определяется положениями должностных инструкций.

Как правило, в состав сотрудников, ответственных за претензионную работу, принимаются юристы с высшим образованием. Но, когда речь идет о госзакупках, все может быть намного сложнее. В соответствии с положениями статьи 38 Федерального закона № 44 все полномочия по ведению претензионной службы возлагаются на контрактного управляющего или контрактную службу (при наличии на предприятии).

Претензии и иски – меры по выдвижению компанией претензий к партнерам в соответствии с положениями договора, возникающие в связи с неисполнением обязательств контрагентом.

В рамках осуществляется:

• Анализ убытков и рисков из-за неисполнения обязательств контрагентом;
• Сбор документации, необходимой для доказательства нарушения договора;
• Выяснение причин, приведших к неисполнению обязательств;
• Составление претензии и предъявление ее партнеру;
• Анализ результатов поданной претензии (в случае отрицательной реакции подготовка к судебному иску);
• Сбор необходимой документации для судебного заседания;
• Подача запросов;
• Участие в судебном процессе.

Особенности управления и организации

Данный вид деятельности выдвигает требования к специалисту в роли наличия навыков организации хозяйственной работы компании, а также знаний в области права и экономики.

В силу этой специфики на более-менее крупных предприятиях для проведения исковых и судебных дел выделяется отдельная юридическая должность или целый штатный отдел. Без их деятельности довольно сложно представить нормальное функционирование организации.

Сфера претензионной деятельности определяет необходимость создания аналогичной должности в филиале вне основного предприятия (в качестве примера рассмотрим сервисный центр). Этот вопрос особенно актуален для компаний, реализующих продукцию, имеющую длительный гарантийный срок. Обычно они открывают ряд обособленных подразделений по оказанию гарантийного обслуживания. Наличие в отделах юриста может значительно ускорить процесс разрешения споров с покупателями.

Стоит отметить, что доверить эту работу людям, не имеющим соответствующего образования, является ошибочным решением для компании. Деятельность такого специалиста может принести убытки, в результате чего пострадает репутация.

Единая модель правил

Несмотря на то, что значение претензионной работы для осуществления хозяйственной деятельности на предприятии очень велико, на данный момент отсутствует законодательный акт, регламентирующий форму регламента. К

Кроме того, законодательная база не возлагает на предприятия обязанности по составлению таких актов. Но, как правило, для обеспечения систематизации работы юридических кадров положения все же принимаются.

[документы]

Данная деятельность регулируется статьей 174 Гражданского кодекса Российской Федерации, а также положениями Федерального закона № 44.

Разработка регламентов и другой сопутствующей документации

Положение составляется индивидуально для каждой компании, исходя из ее требований и специфики деятельности. При этом можно вывести общие положения, характерные для большинства организаций.

Итак, при создании регламента следует учитывать следующие моменты:

• Основные положения;
• Претензионная деятельность;
• Претензионная деятельность;
• Исполнительное производство.

Основные положения

В данном разделе необходимо отметить цели и задачи, которые ставятся перед сотрудником юридического отдела компании при проведении претензионной работы. Это:

1. Защита интересов предприятия (финансовых) и снижение потерь из-за несоблюдения обязательств контрагентом.
2. Защита репутации компании от необоснованных претензий конкурентов.
3. Защита прав, касающихся имущественного и неимущественного, а также интересов организации.
4. Осуществление координации между специалистами, вовлеченными в спорные отношения, по вопросу, который связан с представлением интересов компании.
5. Совершенствование договорной работы в компании во избежание невыполнения взятых на себя обязательств.

Претензионная активность

Этот пункт в регламенте лучше разделить на несколько составляющих. Они будут заниматься предъявлением претензий и реагированием на требования, выдвигаемые партнерами.

Что касается ответа на претензию, следует отметить следующее:

• Перечень документов, необходимых для утверждения претензии;
• Способ подтверждения факта получения претензии;
• Порядок проверки представленной документации;
• Образец ответа, который выдается на запрос партнера;
• Регламент взаимодействия специалиста (юриста) с работниками, деятельность которых связана со спорными положениями;
• Сроки, в которые необходимо отреагировать на выдвинутые требования;
• Сроки, а также способы хранения претензий.

Процедура подачи жалобы должна включать:

1. Перечень случаев, при которых необходимо в обязательном порядке начинать претензионную деятельность (как правило, это просрочка обязательств партнера, их неисполнение, нарушение качества предоставляемых услуг и т.д.).
2. Срок, в течение которого с момента зафиксированного нарушения вся необходимая документация будет передана сотруднику, ответственному за претензии и иски.
3. Регламент взаимодействия специалистов компании с юридическим персоналом при передаче необходимой документации (здесь стоит отметить важность передачи пакета документов в указанные сроки, а также правильное оформление процесса).
4. Содержание бланка претензии
5. Правила привлечения сторонних специалистов (при необходимости).
6. Регламент выдвижения и последующей передачи исковых требований партнеру (тут стоит отметить, кто вправе подписать исковое заявление, а также ответственное лицо в досудебном урегулировании).

Претензионная активность

В основном вся судебная деятельность адвоката регулируется АПК, КАС, ГПК и Гражданским кодексом РФ. Следует отметить ряд моментов:

1. Ответственные лица за согласование претензионного документа и мировое соглашение.
2. Правила оценки и приемлемой степени риска на момент подачи претензии.
3. Сроки ответа на претензии партнеров.
4. Ряд средств контроля внутри компании для обеспечения своевременной подачи претензий и ответов на них.
5. Правила хранения документов, связанных с претензионным производством.

Истец - специалист компании, ответственный за предъявление претензий контрагентам в связи с несоблюдением условий заключенного договора.

Автоматизация работы юристов

Автоматизация хозяйственной деятельности – это современное требование к качеству и скорости работы, что отразилось и на работе юристов. Для него разрабатываются не только специальные поисковые системы, но и программы, систематизирующие работу сотрудников компании. Чтобы внедрить полноценную автоматизацию претензионной работы, необходимо нанять ИТ-специалиста.

Цели автоматизации:

• Ускорение рабочего времени;
• Уменьшение возможных ошибок;
• Упрощение коммуникации между сотрудниками;
• Прозрачность работы с претензиями;
• Систематизация информации и ее хранение;
• Улучшенный доступ к материалам;
• Улучшена работа по оценке риска претензионных материалов.

Процесс осуществляется путем введения:

• Специальное программное обеспечение;
• Электронные журналы учета (для хранения и выдачи документации);
• Электронные журналы обращений.

Ресурсы хранят информацию, которая будет касаться рассматриваемого договора, при необходимости моментально дадут доступ ответственным лицам. Благодаря автоматизации увеличивается скорость работы претензионной деятельности, а также взаимодействия между подразделениями компании.

Дополнительная информация по претензионной работе представлена ​​в видео.

Григорий Знайко

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.