Начинающему индивидуальному предпринимателю: какие документы нужны для оформления хозяйственных операций | Контур.НДС+
Основой бухгалтерского учета являются первичные документы, которые используются для оформления любых хозяйственных операций. В зависимости от того, чем занимается ИП — оказывает услуги, выполняет работы или реализует товары — у него выстраиваются отношения с покупателями и заказчиками.
Также в большинстве случаев он сам выступает покупателем товаров и услуг, которые использует в своей хозяйственной деятельности. Отношения с поставщиками и подрядчиками должны быть надлежащим образом документированы.
Обо всем этом мы поговорим в сегодняшнем материале.
Типы документов
Надо сказать, что существует множество различных видов первичных документов. Но в первую очередь ИП нужно помнить следующее:
- Договор.
- Счет на оплату.
- Кассовый чек или иной платежный документ (БСО, товарный чек).
- Товарная накладная.
- Акт выполненных работ, оказанных услуг.
- Счет.
Совсем не обязательно, что все эти документы предприниматель будет использовать в своей работе. Например, если ИП на УСН оказывает услуги юридическим лицам и другим предпринимателям, то он будет заключать договоры, выставлять счета на оплату, подписывать акты оказанных услуг. А вот с такими документами, как счет-фактура и кассовый чек, он заниматься не будет.
Рассмотрим подробнее каждый из этих документов.
Что нужно знать о договоре
Договор является первым документом, подписываемым сторонами сделки. Договор в классической форме составляется на бумаге в 2-х экземплярах и подписывается обеими сторонами с указанием своих реквизитов. В договоре стороны прописывают важные пункты своего сотрудничества:
- Предмет, то есть в отношении которого заключается сделка. Например, договор купли-продажи определенного товара или оказания услуги.
- Стоимость предмета договора и порядок расчета.
- Права, обязанности и ответственность продавца и покупателя.
- Порядок, в соответствии с которым стороны могут изменить договор, расторгнуть его и разрешить возникшие разногласия.
Контракт не обязательно должен быть в письменной форме. Например, если индивидуальный предприниматель занимается розничной продажей товаров, то он, по сути, заключает устный договор с каждым своим покупателем.
Предметом настоящего договора является предлагаемый товар, цена – его значение на ценнике. Если покупатель оплачивает этот товар, то он принимает предложенные условия.
Факт заключения такого договора подтверждается выдачей покупателю кассового чека или заменяющего его документа.
Одной из форм договора является оферта – это предложение заключить сделку, направляемое неограниченному кругу лиц. Предложение чаще всего размещается публично, например, на сайте. Факт оплаты считается принятием условий договора - акцептом оферты.
Счет на оплату
На самом деле счет на оплату удобнее, чем документ, необходимый для бухгалтерии. Он содержит информацию о количестве/объеме и стоимости товаров или услуг, подлежащих оплате. Обычно счет высылается покупателю – юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю – для оплаты «безналичным путем», то есть через банк.
Форма счета может быть разработана предпринимателем самостоятельно. Ниже представлена одна из возможных форм, которая довольно часто используется хозяйствующими субъектами.
Образец счета
Кстати, есть документ, который объединяет договор и счет на оплату. Вот как это называется - счет-договор. По сути, это счет, в который вносятся обязательные условия договора (их называют существенными). Его образец показан ниже.
Образец счета-договора
Документы о приеме платежей
Таких документов несколько, и выбор делается не по желанию, а в зависимости от условий работы.
Важный! Единственный случай, когда ИП ничего не должен выдавать покупателю при поступлении от него денежных средств, это прием оплаты непосредственно на банковский счет. В этом случае у покупателя на руках находится документ из банка, который подтверждает факт совершения платежа.
Обычно юридические лица и предприниматели рассчитываются между собой через банк. А вот расчеты с покупателями - физическими лицами, хозяйствующим субъектом должны подтверждаться документами.
Это необходимо при приеме платежей наличными, банковскими картами или электронными платежными средствами (киви-кошельки, Яндекс.Деньги и другие).
Документ остается у покупателя и служит подтверждением факта оплаты.
В большинстве случаев ИП лишен права выбирать, какой документ оформлять – все регулируется законодательством. Так, если предприниматель использует ОСНО или СТС и продает в розницу, то он обязан использовать кассовый аппарат.
Соответственно, покупатель должен выдать кассовый чек.
Если ИП подает ЕНВД или покупает патент и при этом занимается розничной торговлей или работает в сфере общественного питания, вопрос с кассой решается следующим образом:
- При наличии сотрудников ККТ обязательно с 1 июля 2018 года;
- В случае самостоятельной работы КПК нельзя использовать до 1 июля 2019 года.
Что касается оказания услуг населению, то вне зависимости от наличия работников и применяемой системы налогообложения возможна работа без ККТ до 1 июля 2019 года.
Однако вместо кассового чека покупателю необходимо оформить бланк строгой отчетности (БСО). И всегда, а не только по требованию.
БСО можно заказать/купить в типографии, сформировать через автоматизированную систему, в том числе онлайн через специальный сервис.
Внимание! Сгенерировать БСО на обычном компьютере невозможно — они не будут действительны.
Товарная накладная
Счет-фактура применяется, если индивидуальный предприниматель реализует товар другому предпринимателю или юридическому лицу. При продаже обычным физическим лицам (не ИП) этот документ не выдается. Товарно-транспортная накладная составляется в 2-х экземплярах:
- Один для поставщика в качестве подтверждения отгрузки товара;
- Другой для покупателя - через него он получит этот товар.
Чаще всего товарно-транспортная накладная оформляется по форме ТОРГ-12.
Образец накладной ТОРГ-12
Акт приемки
Акты приемки выполненных работ или оказанных услуг являются важными первичными документами. Они подтверждают факт оказания услуги (выполнения работы), а также то, что заказчик их принял и претензий к исполнителю не имеет.
Акт составляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами. Из названия понятно, что этот документ составляется по результатам работы исполнителя. Если сотрудничество долгосрочное, а услуги оказываются часто, акт можно составлять периодически. Например, договор заключается на год, услуга оказывается раз в неделю – в этом случае акт можно составлять раз в месяц.
Счет
Счет-фактура является важным документом для плательщиков НДС. Этот налог уплачивают индивидуальные предприниматели (и компании), применяющие основной налоговый режим.
При применении УСН, ЕНВД, ЕСХН (до 2019 года) и патентной системы НДС не уплачивается (хотя из этого правила есть исключения). Поэтому, если ИП использует один из спецрежимов, ему не следует формировать счет-фактуру.
При этом, если по требованию покупателя он выставит счет-фактуру и выделит в нем сумму НДС, он будет обязан уплатить этот налог в бюджет и подать декларацию.
Индивидуальные предприниматели - плательщики НДС выставляют счет в обязательном порядке. Сделать это нужно не позднее, чем через 5 дней после отгрузки товара. Документ составляется в 2-х экземплярах - по одному для покупателя и продавца.
Если индивидуальный предприниматель является плательщиком НДС, для него также важно своевременное получение счетов-фактур от своих поставщиков, так как именно этот документ является основанием для применения вычета по НДС.
Источник: https://kontursverka.ru/news/nachinayushhemu-ip-kakimi-dokumentami-nuzhno-oformlyat-xozyajstvennye-operacii
Накладная, накладная, аванс: Все о первичных бухгалтерских документах
Счет-фактура является важнейшим налоговым документом для предпринимателей, осуществляющих торговые операции, работы или услуги. Все бухгалтерские компании знают, как важно правильно выставить или получить счет.
Этот документ составляется по стандартизированной форме, счет-фактура подтверждает наличие сделки, услуги или работы между покупателем или поставщиком. В нем должны быть отражены наименование товара, количество, стоимость, реквизиты компаний обеих сторон.
При оплате сделки поставщик услуг, товаров или работ начисляет налог на добавленную стоимость, что подтверждает уплату НДС. Его значение закреплено в Налоговом кодексе на законодательном уровне.
НДС отражается в перечне наиболее тщательно проверяемых налоговых документов и помогает предпринимателям предъявлять НДС к вычету, где поставщик НДС обычно ценится покупателями, так как позволяет уменьшить уплату налога на добавленную стоимость.
На основании счета-фактуры получатель оформляет все соответствующие документы в декларации по НДС. Бывают ситуации, когда предприниматели работают по упрощенной системе налогообложения, в таких случаях НДС не взимается, тогда в счете-фактуре в соответствующей графе ставится отметка без НДС.
Чем счет-фактура отличается от коносамента и счета-фактуры? Многие начинающие предприниматели ошибочно полагают, что счет-фактура и счет-фактура – это одно и то же, на самом деле, кроме того, что они связаны с одной сделкой, это два разных документа. Счет-фактура – это документ об оплате работ, товаров или услуг, где по реквизитам, изложенным в документе, оплачивается та или иная услуга, после получения денег наличными или по безналичному расчету предприятие выдает товарно-транспортную накладную или акт выполненных работ. Каждый документ отличается не только назначением, то есть при реализации товара оформляется товарно-транспортная накладная, оформляется акт выполненных работ при производстве или обслуживании, а самое главное документально оформляется факт передачи услуги, где получатель должен расписаться в официальном документе и подтвердить получение товаров или услуг.
Счет-фактура необходим поставщику для отражения в налоговой отчетности и получения вычета.
Электронные счета-фактуры – нововведение для удобства предпринимателей
Возможность электронной выставления счетов-фактур в Казахстане появилась сравнительно недавно, в январе 2017 года. Данная система создана для упрощения взаимодействия между участниками финансового обмена. Выставление и обмен счетов теперь происходит в режиме реального времени.
Для участия в электронной системе необходимо подать заявку на сайте удостоверяющего центра или получить ключ для входа в ЦОН. Преимущества электронного счета-фактуры многочисленны.
Теперь у работодателей появилась возможность делегировать обязанность по выдаче этого документа своим работникам.
Если все счета выставляются в электронном виде, нет необходимости предоставлять реестр приобретенных товаров и услуг.
Накладная является важным этапом в процессе продажи.
Стандартную форму товарно-транспортной накладной, которая используется в Казахстане, можно скачать как в Интернете, так и в онлайн-бухгалтерии Mybuh.kz. Он всегда выдается в двух экземплярах. Первый создается для отчетности предприятия, реализующего товар, а второй для самого покупателя.
Накладная пригодится на этапе создания бухгалтерского отчета. На его основании производится списание товаров. Любая организация вправе создать свой вариант счета-фактуры.
Для этого нужно учитывать только обязательные пункты. К ним относятся данные о предприятии, печати и подписи владельцев, наименование товара, его цена и количество.
Каждая накладная должна быть датирована и пронумерована.
Предварительный отчет для финансового контроля
В этот первичный учетный документ включаются такие важные статьи расходов, как оплата услуг или работ по дому, покупка товаров, оплата любых других операций, связанных с работой предприятия. Вместе со всеми фискальными и товарными чеками и отчетами о приобретении товаров или услуг к авансовому отчету прилагаются счета-фактуры, накладные, акты покупки, приемки или передачи.
Руководитель каждой компании сам устанавливает перечень подотчетных лиц, сроки и порядок выдачи средств под отчет. Документ, в котором закреплено это положение, обычно называют приказом. Все лица, которым вверены подотчетные средства, должны заключить договор об ответственности.
Обычно на всех предприятиях авансовый отчет, как и другие первичные учетные документы, составляет бухгалтер. В этом нелегком деле важно заранее учесть все необходимые документы, держать их в строгом порядке и контролировать. Грубые ошибки могут привести не только к финансовым потерям, но и к серьезной юридической ответственности.
Счет — создание форм счета.
Проат
Источник: https://mybuh.kz/useful/schet-faktura-tovarnaya-nakladnaya-avansovyy-otchet-vse-pro-dokumenty-pervichnogo-ucheta.html