Положение о контрактной службе
Правовое регулирование службы по контракту осуществляется:
- Закон 44-ФЗ;
- Приказ Минэкономразвития № 631;
- Положение о внутренних закупках;
- Отраслевые нормативы.
Изобразительное искусство. 38 Закона 44-ФЗ определяет условия создания и основные функции контрактной службы, а также требования к участникам. Приказ № 631 содержит типовые положения о работе договорных служб, на основании которых заказчики разрабатывают внутренние положения и положения о договорных услугах.
Контрактную службу не следует путать с закупочной комиссией, которая непосредственно определяет победителя конкурса или аукциона - представители контрактной службы должны лишь обеспечивать техническую работу комиссии и оценивать соответствие характеристик товаров участников в закупочной документации, но решение принимает комиссия, в состав которой обычно не входят сотрудники контрактной службы.
Функции и задачи
К основным функциональным обязанностям контрактной службы относятся:
- Планирование закупочной деятельности заказчика;
- Проведение маркетинговых исследований;
- Обоснование условий закупок и начальной цены договора;
- Организация общественных обсуждений закупок;
- Публикация в ЕИС извещений, проекта договора, закупочной документации и других документов;
- Организация заключения договора с победителем закупочной процедуры;
- Приемка товаров, работ и услуг по договору, экспертиза;
- Подготовка и хранение протоколов закупочной комиссии;
- Обеспечение технической и организационной стороны работы закупочной комиссии;
- Взаимодействие с исполнителем.
Взаимодействие с контрагентом включает в себя перечисление оплаты по договору, взыскание пеней и штрафов в случае нарушения условий, включение в списки недобросовестных контрагентов и т.д.
Переговоры с потенциальными контрагентами проводятся на этапе исследования рынка, когда контрактная служба готовит план закупок исходя из объема выделенных средств, потребностей заказчика и предложений на рынке.
Для выполнения своих функций контрактная служба имеет право:
- Составить план и график закупок;
- Выбрать способ определения исполнителя;
- Составить и утвердить описание объекта закупки;
- Проверка участников на соблюдение условий закупки;
- Оценивать продукцию (услуги, работы), предлагаемую потенциальными контрагентами, на соответствие описанию объекта закупки;
- Определить условия привлечения субподрядчиков.
Также контрактная служба организует согласование плана закупок с заказчиком, размещает утвержденный план в ЕИС и при необходимости вносит в него изменения.
Описание вакансии
Должностная инструкция составляется исходя из изложенных выше обязанностей и полномочий сотрудников контрактной службы. В зависимости от специфики деятельности заказчик должен определить в должностной инструкции:
- Режим работы контрактной службы;
- Перечень обязанностей каждого сотрудника службы;
- Порядок распределения ответственности;
- Способ взаимодействия с другими подразделениями заказчика;
- Условия для должностей.
Функционал сотрудников контрактной службы может быть расширен в пределах, ограниченных Законом 44-ФЗ, нормативными правовыми актами заказчика, а также квалификацией сотрудников службы и трудовым законодательством.
Ответственность
При осуществлении своей деятельности работники контрактной службы несут ответственность:
- Гражданское право;
- Дисциплинарный;
- Административное и уголовное.
Гражданско-правовая ответственность возникает, если в результате действий контрактной службы причинен ущерб хозяйствующим субъектам, в частности, участникам процедуры закупки. Такой ущерб может быть вызван неверными условиями договора, составленными сервисом, неверно определенной договорной ценой и т.п.
Дисциплинарная ответственность возникает в рамках трудового договора, заключенного между заказчиком и работниками контрактной службы, и наступает в случае нарушения должностной инструкции, невыполнения должностных обязанностей, опозданий и прогулов.
Уголовная ответственность наступает, если в результате действий контрактной службы был сорван крупный общественно значимый проект, причинен значительный ущерб государственному заказчику или совершено коррупционное преступление.
Порядок создания и работы контрактной службы
Создание контрактной службы происходит следующим образом:
- Установлена необходимость создания контрактной службы.
- Состав и руководитель службы определены.
- Составляется должностная инструкция.
- Издается и подписывается приказ о создании услуги.
- Сотрудники начинают выполнять свои обязанности.
Необходимость создания службы устанавливается либо при величине годового объема закупок, превышающей 100 млн руб., либо при необходимости оптимизации закупочной деятельности у заказчика в связи с большим объемом мелких закупок, даже если их объем не превышает 100 млн руб. миллионов в год.
Приказ о создании контрактной службы оформляется в письменной форме на бланке заказчика и должен содержать:
- Данные заказчика;
- Состав контрактной службы и дата создания;
- Распределение постов;
- Ответственность за выполнение заказа;
- Фамилия и подпись руководителя заказчика.
Вновь созданная служба начинает работать с момента ознакомления с приказом, должностной инструкцией и Положением о службе по контракту. Важно отметить, что Приказ № 631 устанавливает ограничения:
- Для переговоров с участниками закупки до определения победителя;
- К раскрытию данных поставщика.
Работу контрактной службы контролируют руководитель заказчика, общественные комиссии и территориальный орган Федеральной антимонопольной службы.
Требования к персоналу
Численность сотрудников контрактной службы не может быть менее двух человек. Чаще бывает состав из 3-5 человек, при этом всегда есть позиции:
- Руководитель;
- Адвокат;
- Организатор-секретарь;
- Технический специалист.
Одна штатная единица может совмещать несколько должностей на постоянной или временной основе.
Часть 6 Ст. 38 Закона 44-ФЗ определяет, что все работники контрактной службы должны иметь высшее или дополнительное профессиональное образование по специальности «Специалист по закупкам» или «Эксперт по закупкам», а также своевременно проходить переподготовку.