Для чего нужна справка о заработной плате в произвольной форме и где она предоставляется?
Информация о заработной плате предоставляется по запросу. Запросить его могут следующие организации:
- Центр занятости, который на его основании определит размер пособия по безработице до момента трудоустройства работника.
- Банковские учреждения с целью подтверждения доходов для получения кредита.
- Пенсионный фонд.
- Органы социальной защиты для оформления различных субсидий и пособий, а также пособий.
- Миграционные службы, посольства для получения визы для выезда за пределы территории РФ.
При этом единая унифицированная форма документа законодательством не предусмотрена, поэтому работодатель может ориентироваться на принятый в компании образец такого документа. Стоит отметить, что в некоторых случаях работодатель может быть обязан предоставить документ рекомендуемой формы.
Так, при увольнении работника следует руководствоваться формой № 182н, которая утверждена Минтрудом в 2013 году. В этом документе содержатся сведения о заработной плате работников за последние 2 года для целей начисления пособий по нетрудоспособности и декретный отпуск у нового работодателя.
В форме от Минтруда от 2016 года № 16-5/В-42 указываются данные о среднем заработке за последние 3 месяца. Такой документ обычно используется с целью выплаты пособия по безработице. Но эта форма не является обязательной к использованию, а рекомендуется.
Еще одна распространенная унифицированная форма 2-НДФЛ обычно требуется для получения различных налоговых вычетов из ИФНС. Он также выдается при увольнении работника для предоставления на новом месте работы, чтобы можно было проверить правильность начисления удержания и его сальдо. Отчетность за своих работников о суммах полученных доходов, начисленных и удержанных НДФЛ сдается строго по установленной форме 2-НДФЛ.
Банки также часто просят справку по форме 2-НДФЛ в процессе оформления потребительского кредита, но почти все кредитные организации готовы принять справку в свободной форме.
Таким образом, работодатель вправе выдать справку о заработной плате в произвольной форме, за исключением некоторых ситуаций. В частности, справку унифицированного образца необходимо предоставить при отчетности в налоговую инспекцию и при увольнении работника для подтверждения его доходов за последние 2 года.
Как сочинять
Законодательных требований к справке о заработной плате в произвольной форме нет. Этот документ составляется в произвольной форме, но с учетом запрашиваемой информации по месту требования.
Жестких требований к содержанию и структуре такого документа нет. Но на практике сертификат обычно включает такую информацию:
- Наименование работодателя (полное и сокращенное наименование в соответствии с учредительными документами) с указанием формы собственности предприятия (ООО, ЗАО, ОАО) или полную фамилию, имя и отчество индивидуального предпринимателя.
- Сведения о компании-работодателе: ИНН, КПП и юридический адрес для юридических лиц или ИНН и адрес регистрации для индивидуальных предпринимателей.
- Наименование документа: «Справка о заработной плате».
- ФИО гражданина, запросившего справку о заработной плате.
- Подтверждение того, что гражданин продолжает работать в организации, с указанием даты его трудоустройства (и даты увольнения работника, если он больше не работает в организации).
- Его должность, название отдела и подразделения, в котором он работает.
- Сумма дохода, полученного за запрашиваемый период в сумме и в разбивке по месяцам.
- Место предоставления справки (или просто указано «по месту требования»).
- Подпись лица, ответственного за формирование справки, с приложением расшифровки и указанием должности. При необходимости сертификат дополнительно подписывается руководством организации.
- Дата создания сертификата.
- Печать предприятия (сегодня требование об обязательном наличии печати отменено, поэтому она ставится при наличии).
В некоторых случаях в справке требуется отобразить отдельно сумму заработной платы за вычетом начисленных и удержанных налогов и чистый заработок, который работник получил после уплаты НДФЛ и других установленных законодательством отчислений.
При наличии таковой указывается сумма задолженности работодателя по заработной плате перед работником.
Обычно за выдачу справок по заработной плате отвечает бухгалтер или главный бухгалтер. Но в небольших организациях такие документы может оформить руководитель.
В крупных компаниях руководство может заказать свой формат выдачи справки о зарплате, которым должны пользоваться бухгалтеры, приказом.
Как получить
Процедура получения справки о заработной плате в произвольной форме включает следующие этапы:
- Работник обращается к работодателю с заявлением о выдаче справки.
- Работодатель формирует справку в отведенное время.
- Справка передается работнику, о чем он расписывается в специальном журнале учета.
Для получения справки работник сначала пишет заявление на имя руководства компании с просьбой выдать ему справку о заработной плате. Для этого приложения нет особых требований. В нем должны быть указаны ФИО, должность, отдел работы (табельный номер при необходимости), прямой запрос на выдачу справки о заработной плате, срок предоставления сведений о заработке для справок, дата заявления и подпись работника . Некоторые работодатели требуют от работника указать место предоставления справки и цель (например, в отдел соцзащиты для оформления жилищной субсидии).
Факт выдачи работнику справки о заработной плате фиксируется в специальном журнале учета, где он расписывается в ней. Это будет подтверждением в случае необоснованных претензий работника о том, что он не получил справку.
Выше приведен алгоритм получения справки о зарплате, которая используется в крупных организациях. В небольших компаниях справка обычно выдается по личной устной просьбе работника.
Таким образом, справка о заработной плате может быть оформлена в произвольной форме, за исключением ситуаций, когда необходимо использовать форму справки, утвержденную законодателями. Такой документ может потребоваться для подачи в посольство, банковскую организацию, органы соцзащиты, Пенсионный фонд, центр занятости. Жестких требований к содержанию и формату таких сертификатов нет.